Denetim İzi ve Rol Bazlı Yetkilendirme

Her hareket zaman damgalı ve geri izlenebilir

Stok girişi, depolar arası transfer, fire/kayıp kaydı, fatura onayı veya fiyat düzenlemesi gibi işlemlerin her biri denetim izine otomatik olarak yazılır. Kayıt; işlemi yapan kullanıcıyı, tarih-saati ve etkilenen depo ya da ürünü içerir. Ay sonunda "bu fire nereden çıktı" sorusunu tahmin etmeden, doğrudan kayıttan yanıtlarsınız. Denetim izi yalnızca sorun çıktığında başvurulan bir arşiv değildir; günlük yönetim rutininin de bir parçasıdır. Yönetici sabah kontrolünde önceki gün oluşan tüm hareketleri tek ekrandan gözden geçirebilir, olağan dışı bir işlem varsa (ör. beklenmedik büyüklükte bir fire) hemen fark eder.

Yönetici tam görünürlük, çalışan sade akış

Ycater'da roller net ayrılır: yönetici/admin rolü tüm depoların, tüm kullanıcıların ve tüm hareketlerin denetim izini görür; çalışan rolü ise yalnızca kendi yaptığı işlemleri ve yetkili olduğu depoyu görür. Bu ayrım hem veri güvenliğini korur hem de çalışanın ekranında işini yapmasına gerek olmayan bilgiyle kalabalıklaşmasını önler.

Fire ve kayıp takibinde şeffaflık

Depolar arası transferde oluşan fire ve kayıp, ayrı bir kayıt olarak denetim izinde görünür kalır; hangi transferde, hangi üründe, ne miktarda kayıp oluştuğu ve kaydı kimin girdiği tek tıkla izlenebilir. Bu, çok depolu işletmelerde sorumluluğu net bir şekilde belgelemenizi sağlar.

Çalışan tarafında: e-faturayı yükleyin, gerisini sistem yürütsün

Denetim izi ve yetkilendirme, yöneticiye görünürlük katarken çalışanın iş yükünü artırmaz. Mutfak veya depo personeli e-faturayı yükler; kalemlerin işlenmesi, stok kartlarıyla eşleştirilmesi ve ilgili kayıtların oluşturulması sistem tarafından uçtan uca, manuel iş gerektirmeden tamamlanır. Çalışan teknik bir arayüzle uğraşmaz, yönetici ise bu sürecin her adımını denetim izinden geriye dönük olarak görebilir.

Hangi işlemler kaydedilir?

Stok giriş/çıkışları, depolar arası transferler, fire/kayıp kayıtları, fatura onayları, fiyat ve reçete güncellemeleri ile kullanıcı yetki değişiklikleri denetim izine otomatik olarak düşer. Kayıtlar silinemez; yalnızca yeni bir işlemle güncellenebilir, böylece geçmiş her zaman bozulmadan kalır.

Neden önemli?

Birden fazla depo ve vardiyalı personelle çalışan catering firmalarında, hastane, okul veya fabrika yemekhanesi gibi kurumsal mutfaklarda sorumluluk sınırları hızla belirsizleşebilir. Zaman damgalı denetim izi ve rol bazlı yetkilendirme, hem iç denetim hem de kurumsal müşterilerin talep ettiği şeffaflık gereksinimlerini karşılar — kağıt üzerinde değil, sistemde kayıtlı ve ibraz edilebilir bir şekilde.

Örnek: bir fire kaydının izlenmesi

Bir şubeye yapılan transferde gönderilen miktar ile teslim alınan miktar arasında fark oluştuğunda, bu fark otomatik olarak bir fire kaydı halinde denetim izine düşer: hangi depodan hangi depoya, hangi üründe, ne miktarda ve hangi kullanıcı tarafından girildiği tek satırda görünür. Yönetici ay sonu raporunda bu kaydı ayrı ayrı depo/kullanıcı filtreleriyle inceleyebilir; belirli bir depoda tekrarlayan fire kalıpları varsa (ör. aynı ürün, aynı güzergah), bu kalıp geçmiş kayıtlar üzerinden görünür hale gelir — kağıt üzerinde ayrı ayrı not tutmaya gerek kalmaz.

Denetim izi ve veri güvenliği

Denetim izi kayıtları, kullanıcı işlemlerini şeffaf şekilde belgeler; ama bu kayıtların nasıl saklandığı, kimlerle paylaşıldığı ve ne kadar süre tutulduğu ayrı bir konudur. Bu konudaki uygulamamızı KVKK Aydınlatma Metni sayfasında ayrıntılı olarak açıklıyoruz; denetim izi verileri de diğer uygulama verileri gibi bu politika kapsamında işlenir.

Kimler için uygun?

Birden fazla depo/şube işleten ve vardiyalı personel çalıştıran catering firmaları; hastane, okul veya fabrika yemekhanesi gibi kurumsal mutfaklar; iç denetim veya kurumsal müşteri şeffaflığı talebi olan işletmeler için uygundur. Fire ve kayıp kayıtları, aynı zamanda maliyet takibinin girdisi olduğu için, denetim izindeki hareketler porsiyon maliyetine nasıl yansıdığını da açıklar; adım adım bir örnek için Catering Maliyet Hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.

Sıkça sorulanlar

Denetim izindeki kayıtlar değiştirilebilir mi?

Hayır. Bir kayıt oluştuktan sonra silinemez veya üzerine yazılamaz; bir düzeltme gerekiyorsa bu, yeni bir işlem olarak ayrıca kaydedilir ve önceki kayıt olduğu gibi görünür kalır.

Çalışan başka bir depodaki hareketleri görebilir mi?

Hayır. Çalışan rolü, yalnızca yetkili olduğu depo ve kendi yaptığı işlemlerle sınırlıdır; başka depoların veya kullanıcıların hareketlerini görmez.

Kaç kullanıcıya rol tanımlayabilirim?

Kullanıcı sayısı ve rol/depo eşleşmesi lisans paketinize göre belirlenir; detaylar demo veya teklif görüşmesinde netleşir.

Denetim izi raporunu dışa aktarabilir miyim?

Denetim izi kayıtlarını ilgili tarih aralığı ve depo/kullanıcı filtresiyle görüntüleyip raporlama ekranından inceleyebilirsiniz; dışa aktarım seçenekleri demo görüşmesinde ayrıntılandırılır.

E-fatura yükleme sürecini çalışan mı, sistem mi tamamlıyor?

Çalışan yalnızca e-faturayı yükler; kalemlerin işlenmesi ve stokla eşleştirilmesi sistem tarafından uçtan uca, manuel iş gerektirmeden otomatik yürütülür. Yönetici bu sürecin sonucunu ve kim tarafından başlatıldığını denetim izinden her zaman görebilir.