E-Fatura Otomatik Aktarım Programı
E-faturanızı sisteme yükleyin ve tüm iş yükünüz Ycater tarafından halledilsin. Ycater catering yazılımının e-fatura aktarım modülü, tedarikçi faturalarını otomatik işler ve stokla eşleştirir; tedarikçiden gelen her faturayı manuel sisteme girmek hem zaman kaybettirir hem de fiyat farklarının gözden kaçmasına yol açar. Yüklediğiniz faturadaki kalemler otomatik olarak sisteme işlenir ve her kalem, o ürün için önceden tanımladığınız anlaşılan fiyatla karşılaştırılır.
Otomatik aktarım nasıl işler?
Faturanızı sisteme yüklersiniz; sistem içeriği otomatik olarak okur. Kalemler (ürün adı, miktar, birim fiyat, tutar) otomatik olarak ayrıştırılır ve ilgili stok kartlarıyla eşleştirilir.
Anlaşılan fiyattan sapma uyarısı
Her tedarikçi/ürün ikilisi için bir anlaşılan fiyat tanımlarsınız. Gelen faturadaki tutar bu fiyattan saparsa, sistem manuel karşılaştırma beklemeden uyarı üretir — fiyat artışını fatura kesildikten aylar sonra değil, o gün fark edersiniz.
Neden önemli?
Çok sayıda tedarikçiyle çalışan catering firmalarında, toplu yemek üretim tesislerinde ve kurumsal yemekhanelerde fiyat sapmaları genellikle küçük küçük birikir ve yıl sonunda büyük bir farka dönüşür. Otomatik karşılaştırma bu farkı erken görünür kılar; sapma hangi tedarikçiden ve hangi malzemeden kaynaklandığı sisteme yüklendiği anda görüldüğü için, sözleşme yenileme görüşmesine hazırlıksız gidilmez.
Kotalar ve kullanım
Otomatik fatura aktarım hakkı, lisans paketinize göre aylık bir kotaya sahiptir; detaylar demo veya teklif görüşmesinde netleşir.
Bir faturanın sisteme girişi adım adım
Tedarikçiden fatura geldiğinde, ilgili personel belgeyi Ycater'a yükler. Sistem içeriği otomatik okur ve kalemleri (ürün adı, miktar, birim fiyat, tutar) ayrıştırır; her kalem ilgili stok kartıyla eşleştirilir ve o tedarikçi/ürün ikilisi için tanımlı anlaşılan fiyatla karşılaştırılır. Sapma varsa satır işaretlenir, sapma yoksa kalem sessizce stok hareketine işlenir. Personel ekrana gelen sonuca son kez göz atıp onaylar — kalem kalem manuel veri girmek yerine geriye yalnızca bir kontrol adımı kalır. Aylık kota kullanımı ve tedarikçi başına ortalama fatura sayısı raporlama ekranından takip edilebilir.
Tedarikçi bazlı fiyat geçmişi
Her tedarikçi/ürün ikilisi için tanımladığınız anlaşılan fiyat sabit kalmaz — sözleşme yenilendiğinde ya da tedarikçiyle yeni bir fiyat görüşüldüğünde bu değeri güncellersiniz. Güncelleme sonrası gelen faturalar yeni fiyat üzerinden karşılaştırılır; eski fiyatla karşılaştırılan geçmiş kayıtlar değişmez, böylece "hangi tarihte hangi fiyat geçerliydi" sorusuna geriye dönük olarak da yanıt bulabilirsiniz. Bu, aynı tedarikçiyle uzun süre çalışan ve zaman içinde birden fazla fiyat güncellemesi yapan catering firmaları için önemlidir; fiyat artışının hangi tarihte ve ne oranda gerçekleştiği tek tek fatura arşivini karıştırmadan görülebilir.
Fatura arşivi ve erişim
Yüklenen her fatura, orijinal belgesiyle birlikte sistemde saklanır; belirli bir tedarikçi veya tarih aralığına ait faturalara ihtiyaç duyduğunuzda arşivden tekrar erişebilirsiniz. Muhasebe ya da denetim sürecinde kağıt fatura arayıp bulmak yerine, ilgili kaydı sistem üzerinden birkaç saniyede görüntüleyebilirsiniz.
Manuel giriş ile karşılaştırma
Manuel veri girişinde her fatura satırı personel tarafından ayrı ayrı stok kartına işlenir; bu hem zaman alır hem de sık tekrarlanan bir işlemde satır atlama veya yanlış birim girme riskini taşır. Otomatik aktarımda personelin işi faturayı yüklemek ve sonucu onaylamakla sınırlı kalır; sistem kalemleri ayrıştırıp stok kartlarıyla eşleştirdiği için tekrarlayan manuel veri girişi ortadan kalkar. Fatura hacmi arttıkça bu farkın etkisi de büyür — günde birkaç fatura ile günde onlarca fatura arasındaki iş yükü farkı, otomatik aktarımla neredeyse sabit kalır.
E-fatura ve denetim izi birlikte çalışır
Bir fatura sisteme yüklendiğinde, bu işlem denetim izine otomatik olarak kaydedilir: hangi kullanıcının hangi faturayı ne zaman yüklediği ve sonucun ne olduğu geriye dönük izlenebilir. Personel yalnızca faturayı yükler; kalemlerin işlenmesi ve stokla eşleştirilmesi sistem tarafından tamamlanır, yönetici ise bu sürecin tamamını denetim izinden takip edebilir.
Kimler için uygun?
Çok sayıda tedarikçiyle çalışan catering firmaları, günde onlarca fatura alan yemek fabrikaları, kurumsal yemekhaneler ve merkezi satın alma yapan toplu yemek işletmeleri için tasarlanmıştır. Fatura hacmi arttıkça manuel veri girişinin hem zaman kaybı hem de hata riski büyür; otomatik aktarım bu riski azaltır. Fatura kalemlerinin porsiyon maliyetine nasıl yansıdığını görmek isterseniz maliyet ve fiyat takibi sayfasına ya da Catering Maliyet Hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.
Sıkça sorulanlar
Faturayı hangi formatta yükleyebilirim?
Fatura görselini tarayıcıdan, telefon kamerasından çektiğiniz fotoğraf olarak veya PDF dosyası olarak yükleyebilirsiniz; sistem kalemleri bu görsel veya belgeden ayrıştırır.
Eşleşmeyen bir kalem olursa ne olur?
Stok kartıyla otomatik eşleşmeyen bir kalem varsa, kaydı manuel düzeltip doğru ürünle eşleştirebilirsiniz; sistem tahmini bir eşleşme dayatmaz, kontrolü kullanıcıda bırakır.
Uyarı hangi durumda tetiklenir?
Uyarı, o tedarikçi/ürün ikilisi için önceden tanımladığınız anlaşılan fiyattan sapma olduğunda tetiklenir; sapma olmayan kalemler için ekstra bildirim üretilmez, akış sade kalır.
Kota dolarsa fatura yükleyemez miyim?
Aylık kota dolduğunda kalan faturaları manuel kaydedebilirsiniz; kotanızı artırma ihtiyacınız varsa demo veya teklif görüşmesinde belirtmeniz yeterlidir.
Aktarım sırasında hangi bilgiler kaydedilir?
Yüklenen faturadan ürün adı, miktar, birim fiyat ve toplam tutar gibi kalem bilgileri stok kartlarınıza işlenir; bu sayede aynı bilgiyi ayrıca manuel girmeniz gerekmez ve stok hareketi fatura ile eş zamanlı güncel kalır.
E-fatura aktarım modülünü kendi faturanızla test etmek ister misiniz?