Depo ve Stok Takip Programı
Ycater catering yazılımının depo ve stok takip modülü, toplu yemek üreten catering firmaları ve yemek fabrikaları için tasarlanmıştır. Catering mutfaklarında en sık yaşanan kayıp, elde olmayan bir malzemenin üretim gününde fark edilmesi ya da fazla sipariş edilen bir ürünün elde çürümesidir. Ycater'ın depo ve stok modülü, her ürün için tanımladığınız kritik seviyeyi mevcut stokla karşılaştırır ve seviyenin altına düşen kalemi listede vurgulu gösterir — sabah kontrolü dakikalar sürer.
Kritik seviye uyarısı nasıl çalışır?
Her ürüne, o ürünün üretim temposuna göre bir kritik seviye tanımlarsınız (ör. "20 kg'nin altına düşerse uyar"). Mevcut stok bu seviyenin altına indiğinde ürün stok listesinde işaretlenir; ayrı bir rapor açmanıza gerek kalmaz, günlük akışın içinde görünür.
Depolar arası transfer ve fire
Birden fazla depo/şube işleten catering firmaları için transfer kaydı ayrı bir işlem olarak tutulur: bir depodan diğerine gönderilen miktar ile teslim alınan miktar arasındaki fark, "fire" olarak sistemde görünür kalır — kaybolmaz, silinmez, raporlanabilir.
Çok-depolu görünürlük
Her depo kendi stok hareketini bağımsız tutar; yönetici tarafında ise tüm depoların durumu tek panelde birleşir. Şube sayısı arttıkça Excel tablolarını birleştirme ihtiyacı ortadan kalkar.
Birim dönüşümleri
Depoya giren ürün genellikle bir birimde (kg, koli, litre) teslim alınır ama üretimde farklı bir birimde tüketilir (gram, adet, mililitre). Ycater'da her ürün için birim dönüşüm oranını bir kez tanımlarsınız — ör. "1 koli = 12 adet" veya "1 çuval = 25 kg". Sistem, stok girişini, reçete tüketimini ve raporlamayı bu dönüşüm üzerinden otomatik hesaplar; depo görevlisi teslimatı kendi birimiyle kaydeder, üretim planlaması ise reçetedeki birimle çalışır, ikisi arasındaki çeviriyi manuel yapmanız gerekmez. Bu, özellikle farklı tedarikçilerden farklı ambalaj birimleriyle mal alan catering firmalarında stok sayımı hatalarının en sık kaynağını ortadan kaldırır. Fatura kalemleri de aynı birim mantığıyla işlenir; bir tedarikçi faturası koli bazında geldiğinde sistem bunu stok kartındaki tanımlı birime otomatik çevirir (bkz. e-fatura otomatik aktarım), böylece depo ve fatura verisi her zaman aynı birimde konuşur.
Catering mutfağında bir günlük akış
Sabah vardiyasında depo sorumlusu stok listesini açar; kritik seviyenin altına düşen kalemler listede öne çıkmış durumdadır ve bu kalemler günün sipariş listesine eklenir. Gün içinde üretim, reçetelerde tanımlı miktarlar üzerinden otomatik olarak stoktan düşer. Birden fazla şubeye sevkiyat yapılıyorsa transfer kaydı girilir; gönderilen ile teslim alınan miktar arasındaki fark varsa fire olarak sistemde görünür kalır. Akşam kapanışında yönetici tüm depoların durumunu tek panelden kontrol eder, ayrı Excel dosyalarını birleştirmesi gerekmez. Bu akış, tek mutfaklı küçük bir işletme için de birden fazla şubeye günlük sevkiyat yapan bir yemek fabrikası için de aynı şekilde işler; farkı belirleyen depo/şube sayısıdır, iş akışının kendisi değil.
Neden Excel tablosu yetersiz kalır?
Birçok catering firması stok takibini önce Excel'de başlatır: her depo için ayrı sekme, her hafta manuel güncelleme. Bu yöntem şube sayısı arttıkça bozulur — iki kişi aynı anda aynı dosyayı düzenlerse çakışma oluşur, kritik seviye kontrolü kimsenin gözden kaçırmadığı bir alışkanlığa bağlı kalır, ve fire/transfer geçmişi genelde ayrı bir not defterinde tutulduğu için raporlanamaz. Ycater'da stok verisi tek bir merkezi kayıttır; her depo kendi hareketini işler ama yönetici anlık olarak tüm depoların toplamını görür, dosya birleştirme veya versiyon çakışması diye bir sorun kalmaz.
Stok geçmişi ve raporlama
Her stok hareketi — giriş, çıkış, transfer, fire — tarih ve kullanıcı bilgisiyle birlikte kalıcı olarak tutulur; belirli bir tarih aralığında hangi üründe ne kadar hareket olduğunu raporlama ekranından görebilirsiniz. Bu geçmiş hem iç denetim hem de gelecek dönem sipariş planlaması için referans noktası oluşturur: geçen ayın tüketim hızına bakarak bu ayın siparişini daha isabetli tahmin edebilirsiniz. Kayıtlar denetim izi modülüyle aynı mantıkla çalışır — hiçbir hareket sessizce kaybolmaz.
Kimler için uygun?
Merkezi mutfaktan birden fazla noktaya sevkiyat yapan catering firmaları, hastane, okul ve fabrika yemekhaneleri, toplu yemek üretim tesisleri ve yemek fabrikaları için tasarlanmıştır. Depo/stok verisi aynı zamanda reçete maliyeti hesabının temelini oluşturur; porsiyon başı maliyetin nasıl çıkarıldığını adım adım görmek isterseniz Catering Maliyet Hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.
Sıkça sorulanlar
Stok sayımı manuel mi yapılır?
Evet, fiziksel sayım hâlâ manuel yapılır; Ycater bu sayımı kaydettiğiniz andan itibaren kritik seviye karşılaştırmasını otomatik yürütür. Sayım sıklığını işletmenizin üretim temposuna göre siz belirlersiniz — günlük, haftalık veya kendi belirlediğiniz bir düzende sayım girebilirsiniz.
Kritik seviye uyarısı nerede görünür?
Uyarı, ayrı bir bildirim ekranı yerine doğrudan stok listesinde ilgili ürünün satırında görünür; sabah kontrolünde listeyi taradığınızda kritik seviyenin altındaki kalemler öne çıkar, ayrı bir rapor açmanız gerekmez.
Fire kaydı sonradan düzeltilebilir mi?
Depolar arası transferde oluşan fark sistemde kalıcı bir fire kaydı olarak tutulur; kayıt kendiliğinden silinmez, yetkili kullanıcı gerekli düzeltme veya not girişini ayrıca yapabilir. Bu sayede fire geçmişi zaman içinde raporlanabilir durumda kalır.
Şube sayısı arttıkça takip zorlaşır mı?
Her depo kendi stok hareketini bağımsız tutar; yönetici tarafında ise tüm depoların durumu tek panelde birleşir. Şube sayısı arttıkça ayrı Excel tablolarını manuel birleştirme ihtiyacı ortadan kalkar, günlük kontrol tek ekranda kalır.
Depo-stok modülünü canlı görmek ister misiniz?